Proyek Berjalan, tetapi Biaya Proyek Mulai Sulit Dikendalikan?
Dalam bisnis berbasis proyek, nilai kontrak yang besar tidak selalu berarti keuntungan yang besar. Sebuah proyek bisa terlihat berjalan lancar di lapangan, pekerjaan terus berjalan, material terus datang, tenaga kerja tetap bekerja, dan progres terus bertambah. Namun, ketika angka keuangan diperiksa, ternyata biaya proyek sudah jauh lebih besar dari rencana.
Masalahnya sering bukan karena satu pengeluaran besar. Biaya kontruksi justru bisa membengkak sedikit demi sedikit dari material tambahan, lembur, transportasi, biaya alat, pekerjaan ulang, perubahan pekerjaan, hingga pengeluaran kecil di lapangan yang tidak tercatat dengan baik.
Jika kondisi ini dibiarkan, margin keuntungan proyek bisa terus menurun. Karena itu, pemilik usaha perlu mengenali tanda-tanda ketika biaya proyek sudah tidak terkendali sebelum masalah menjadi lebih besar. Berikut lima tanda yang perlu diperhatikan.
1. Realisasi Biaya Proyek Mulai Jauh di Atas Anggaran
Tanda pertama yang paling mudah terlihat adalah ketika biaya aktual mulai melebihi anggaran yang sudah ditetapkan.
Misalnya, perusahaan membuat RAB dengan anggaran material sebesar Rp500 juta.
Setelah proyek berjalan, pembelian material sudah mencapai Rp450 juta padahal progres pekerjaan baru sekitar 60%.
Kondisi tersebut perlu segera dievaluasi.
Pertanyaannya bukan hanya:
“Berapa uang yang sudah dikeluarkan?”
Tetapi:
“Apakah biaya yang sudah dikeluarkan sebanding dengan progres pekerjaan?”
Perbandingan antara anggaran dan realisasi penting dilakukan secara berkala.
Jika evaluasi baru dilakukan ketika proyek hampir selesai, ruang untuk melakukan perbaikan sudah semakin kecil.
Apa yang bisa dilakukan?
Buat pengelompokan biaya aktual berdasarkan pos, misalnya:
- Material
- Tenaga kerja
- Sewa alat
- Transportasi
- Subkontraktor
- Konsumsi
- Biaya operasional lapangan
- Biaya administrasi
- Biaya lainnya
Kemudian bandingkan anggaran dengan realisasi secara rutin.
Dengan begitu, kenaikan biaya dapat diketahui lebih awal.
2. Sering Ada Pengeluaran Tambahan Biaya yang Tidak Masuk Perencanaan
Proyek hampir selalu memiliki kondisi yang berubah.
Ada material yang harganya naik, pekerjaan tambahan dari pelanggan, kebutuhan alat yang tidak diperkirakan, pekerjaan ulang, hingga biaya transportasi tambahan.
Masalah muncul ketika semua pengeluaran tersebut hanya dianggap sebagai “biaya tambahan” tanpa dianalisis penyebabnya.
Misalnya proyek awalnya diperkirakan menghasilkan laba Rp200 juta.
Kemudian muncul:
- Tambahan material Rp30 juta
- Lembur Rp15 juta
- Transportasi tambahan Rp10 juta
- Perbaikan pekerjaan Rp20 juta
Total tambahan biaya sudah Rp75 juta.
Jika tidak diperhitungkan, laba proyek secara nyata sudah berkurang.
Jangan hanya mencatat biaya, cari penyebabnya
Setiap biaya tambahan sebaiknya diberi keterangan.
Apakah disebabkan oleh:
- Kesalahan estimasi?
- Harga material berubah?
- Pekerjaan berubah?
- Keterlambatan?
- Waste material?
- Kesalahan pekerjaan?
- Kurangnya koordinasi?
Dengan mengetahui penyebabnya, perusahaan dapat mencegah masalah yang sama terjadi pada proyek berikutnya.
3. Tidak Bisa Mengetahui Berapa Biaya Aktual Setiap Proyek
Ini menjadi masalah serius ketika perusahaan menjalankan beberapa proyek sekaligus.
Misalnya ada tiga proyek:
Proyek A: pembangunan gudang
Proyek B: renovasi kantor
Proyek C: pembangunan rumah
Jika seluruh pembelian material, tenaga kerja, transportasi, dan biaya lainnya dicatat secara umum tanpa identitas proyek yang jelas, pemilik akan kesulitan menjawab:
“Proyek mana yang sebenarnya paling menguntungkan?”
Bisa saja Proyek A terlihat menghasilkan omzet paling besar.
Namun setelah seluruh biaya dihitung, ternyata margin Proyek B justru lebih baik.
Tanpa pencatatan berdasarkan proyek, proyek yang menguntungkan bisa terlihat biasa saja, sementara proyek yang sebenarnya menggerus margin tidak segera diketahui.
Solusinya: pisahkan pencatatan berdasarkan proyek
Setiap transaksi yang berhubungan dengan proyek sebaiknya dapat ditelusuri.
Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui:
- Total biaya proyek
- Pendapatan proyek
- Biaya material
- Biaya tenaga kerja
- Biaya operasional
- Piutang proyek
- Pembayaran yang sudah diterima
- Laba atau rugi proyek
Informasi tersebut menjadi dasar penting untuk mengevaluasi proyek yang sedang berjalan.
4. Cash Flow Mulai Tertekan Meskipun Proyek Terlihat Menguntungkan
Ini adalah salah satu masalah yang sering membingungkan pemilik bisnis proyek.
Di laporan, proyek terlihat menghasilkan keuntungan.
Tetapi di rekening, uang justru terasa semakin sedikit.
Mengapa?
Karena laba dan cash flow adalah dua hal yang berbeda.
Dalam proyek, perusahaan sering mengeluarkan uang terlebih dahulu untuk:
- Membeli material
- Membayar tenaga kerja
- Membayar subkontraktor
- Membayar sewa alat
- Membayar transportasi
- Membiayai operasional lapangan
Sementara pembayaran dari pelanggan mungkin baru diterima berdasarkan termin.
Artinya, proyek bisa memiliki nilai kontrak besar, tetapi uang tunai belum tentu tersedia pada saat dibutuhkan.
Apa yang perlu dipantau?
Minimal perusahaan perlu mengetahui:
Uang masuk:
- DP
- Termin
- Pelunasan
- Piutang yang dibayar
Uang keluar:
- Supplier
- Tenaga kerja
- Subkontraktor
- Operasional
- Pajak
- Biaya proyek lainnya
Dengan membandingkan keduanya, perusahaan dapat memperkirakan apakah kas cukup untuk membiayai proyek sampai selesai.
5. Baru Mengetahui Biaya Proyek Rugi Setelah Selesai
Ini adalah tanda bahwa sistem pengendalian biaya perlu segera diperbaiki.
Jika pemilik baru mengetahui proyek mengalami kerugian setelah semua pekerjaan selesai, maka perusahaan kehilangan kesempatan untuk melakukan tindakan korektif saat proyek masih berjalan.
Idealnya, evaluasi dilakukan secara berkala.
Misalnya setiap minggu atau setiap bulan, tergantung karakter dan durasi proyek.
Beberapa pertanyaan yang perlu dijawab:
- Berapa nilai kontrak?
- Berapa anggaran awal?
- Berapa biaya aktual?
- Berapa progres pekerjaan?
- Berapa nilai pekerjaan yang sudah diselesaikan?
- Berapa pembayaran yang sudah diterima?
- Berapa biaya yang masih harus dikeluarkan?
- Berapa estimasi laba akhir proyek?
Jika angka-angka tersebut tidak tersedia dengan cepat, pemilik akan lebih banyak mengambil keputusan berdasarkan perkiraan.
Mengapa Biaya Proyek Bisa Membengkak?
Pembengkakan biaya biasanya tidak terjadi tanpa sebab.
Beberapa penyebab yang perlu diperhatikan antara lain:
Kesalahan Estimasi
RAB dibuat terlalu rendah karena harga material, tenaga kerja, atau kebutuhan lainnya tidak dihitung secara realistis.
Perubahan Pekerjaan
Perubahan desain atau permintaan pelanggan dapat menambah kebutuhan material dan tenaga kerja.
Waste Material
Material rusak, hilang, salah penggunaan, atau sisa pekerjaan dapat meningkatkan biaya tanpa menghasilkan nilai tambahan.
Keterlambatan Proyek
Semakin lama proyek berlangsung, semakin besar kemungkinan biaya tenaga kerja, sewa alat, transportasi, dan operasional ikut bertambah.
Pengeluaran Kecil yang Tidak Dicatat
Biaya konsumsi, transportasi, pembelian kecil, dan kebutuhan lapangan sering dianggap sepele.
Namun jika terjadi setiap hari, jumlahnya bisa cukup besar.
Artikel lainnya : Omzet proyek besar tapi Uang habis? ini penyebabnya
Cara Mengontrol Biaya Proyek agar Tidak Membengkak
Setelah mengetahui tanda-tandanya, perusahaan perlu membangun sistem pengendalian biaya yang konsisten.
1. Buat RAB Sedetail Mungkin
Jangan hanya membuat satu angka total.
Pisahkan berdasarkan komponen pekerjaan dan biaya.
Semakin detail RAB, semakin mudah realisasinya dibandingkan selama proyek berjalan.
2. Bandingkan Anggaran Biaya dan Realisasi Secara Berkala
Jangan menunggu proyek selesai.
Gunakan evaluasi berkala untuk melihat apakah ada pos yang mulai melewati anggaran.
3. Pisahkan Biaya Berdasarkan Proyek
Jika menjalankan beberapa proyek, jangan mencampur semua biaya.
Setiap biaya harus dapat ditelusuri ke proyek yang sesuai.
4. Pantau Cash Flow
Pastikan jadwal pembayaran pelanggan dapat mengimbangi kebutuhan pembayaran supplier, tenaga kerja, dan operasional.
5. Evaluasi Perubahan Biaya
Ketika biaya meningkat, jangan langsung menganggapnya sebagai hal biasa.
Cari tahu penyebabnya.
Dengan begitu, perusahaan bisa menentukan apakah biaya tersebut memang diperlukan atau justru menunjukkan adanya pemborosan.
Bagaimana Zahir Membantu Mengontrol Biaya Proyek?
Ketika jumlah proyek, transaksi, supplier, dan biaya semakin banyak, pencatatan manual menggunakan buku atau file Excel terpisah menjadi semakin sulit dikontrol.
Data bisa tersebar. Transaksi bisa terlambat dicatat. Dan yang paling berbahaya, pemilik bisa terlambat mengetahui bahwa biaya proyek sudah melewati batas.
Zahir accounting dapat membantu perusahaan mengelola pencatatan keuangan proyek secara lebih terstruktur, termasuk pencatatan biaya, pengelolaan arus kas, hutang-piutang, serta penyusunan laporan keuangan. Untuk bisnis kontraktor, Zahir juga menyediakan pendekatan pengelolaan biaya berdasarkan proyek sehingga kondisi keuangan tiap pekerjaan lebih mudah dievaluasi.
Baca Artikel : Cara mengontrol pembelian material proyek
Dengan sistem yang lebih terstruktur, perusahaan dapat menggunakan data keuangan sebagai dasar untuk:
- Membandingkan anggaran dan realisasi
- Memantau biaya proyek
- Mengetahui posisi cash flow
- Mengevaluasi laba proyek
- Mengontrol hutang dan piutang
- Menyusun laporan keuangan
- Mengambil keputusan berdasarkan data
Jangan Tunggu Proyek Selesai untuk Mengecek Keuntungan
Kesalahan yang sering terjadi adalah menganggap evaluasi keuangan sebagai pekerjaan akhir.
Padahal, pengendalian biaya harus dilakukan selama proyek berjalan.
Semakin cepat masalah diketahui, semakin besar kesempatan perusahaan untuk melakukan perbaikan.
Jika biaya material mulai naik, segera evaluasi.
Jika biaya tenaga kerja meningkat, cari penyebabnya.
Jika cash flow mulai tertekan, periksa jadwal pembayaran dan pengeluaran.
Jika margin mulai turun, hitung kembali estimasi biaya sampai proyek selesai.
Intinya, jangan hanya bertanya:
“Berapa biaya yang sudah dikeluarkan?”
Tetapi tanyakan juga:
“Apakah biaya tersebut masih sesuai dengan anggaran dan progres proyek?”
Kesimpulan
Lima tanda biaya proyek sudah tidak terkendali antara lain:
- Realisasi biaya jauh di atas anggaran.
- Pengeluaran tambahan semakin sering muncul.
- Biaya setiap proyek tidak dapat diketahui secara jelas.
- Cash flow mulai tertekan meskipun proyek terlihat menguntungkan.
- Keuntungan atau kerugian baru diketahui setelah proyek selesai.
Jika salah satu atau beberapa kondisi tersebut terjadi di perusahaan Anda, jangan menunggu sampai proyek selesai untuk melakukan evaluasi.
Mulailah dengan memperbaiki pencatatan, memisahkan biaya berdasarkan proyek, membandingkan anggaran dengan realisasi, serta memantau cash flow secara rutin.
Zahir dapat membantu membangun sistem pencatatan keuangan yang lebih terstruktur agar pemilik usaha memiliki data yang lebih mudah digunakan untuk memantau biaya dan mengevaluasi kondisi proyek.
Ingin Biaya Proyek Lebih Terkontrol?
Jika Anda masih kesulitan mengetahui biaya aktual, laba proyek, atau kondisi cash flow, Anda bisa berkonsultasi terlebih dahulu dengan tim Zahir.
Konsultasi Gratis
08116692888
Coba Demo Zahir Accounting
Download Demo Gratis 14 Hari
E-book Laporan Keuangan Gratis
Download Free Ebook
Software Keuangan untuk Kontraktor : https://zahirsoft.com/software-akuntansi-kontraktor/
& https://zahirsoft.com/software-akuntansi-2/
Jangan tunggu sampai proyek selesai baru mengetahui apakah proyek tersebut benar-benar menguntungkan. Mulai kontrol biaya proyek sejak pekerjaan berjalan.